Az Y-Food Kft. pályázatírással, projektmenedzseléssel kapcsolatos vállalási feltételei, elvárásai

• Általános feltételek

Az Y-FOOD KFT, az általa felvállalt pályázatkészítéssel kapcsolatos tevékenysége során alapvetően megbízója érdekében tevékenykedik. Tevékenysége kapcsán nem kerülhet ellentétbe a hatályos jogszabályokban foglaltakkal.

Alapkövetelmény, hogy a pályázatoknak mindenkor valós adatokon kell alapulniuk és meg kell felelniük a működésre vonatkozó hatályos jogszabályoknak.  Az alapadatok biztosítása a megbízó feladata, melynek valódiságáért teljes körűen felel, az Y-Food Kft. az adatok valódiságát nem vizsgálja.

Alapvető vállalásunk, hogy az adott pályázatot magas szakmai színvonalon, kellő igényességgel, az ügyfél érdekeinek maximális figyelembe vételével készítjük el, de ez soha nem jelent 100%-ban biztos elbírálást.

Az Y-Food Kft. nem vállalhat olyan feladatot, melyre vonatkozóan nincs megfelelő képesítése, szaktudása, jogosultsága. Ezt a probléma felmerülése esetén azonnal jelzi a megbízó részére, akivel egyeztetett módon harmadik fél bevonható a pályázat legmagasabb szakmai színvonalon történő összeállításába.

Társaságunk a pályázat előkészítése, projekt generálás során mindig saját nevében jár el. Soha nem alkalmaz ügynököket, külső megbízottakat, akik cégünk nevében járnak el és soha nem működik közre más projekt menedzsment cégnél alvállalkozóként!

• Üzleti titok megőrzése

Az Y-Food Kft. teljes körű felelősséggel tartozik a pályázat összeállítás kapcsán a megbízótól kapott információkra vonatkozóan az üzleti titok megőrzéséért. Nem tartozik az üzleti titok tárgykörében a pályázat összeállítása kapcsán megbízóval leegyeztetett közreműködőkkel (pl. könyvelő, tervező, kivitelező, ajánlatadók, a megbízó vezető tisztségviselőivel, stb.), illetve a pályázat kiírójával történő kommunikáció, szükséges mértékű információ csere, adategyeztetés.

Amennyiben a pályázat készítés során előre nem látható okból a pályázat sikeres összeállítása meghiúsul, úgy az Y-Food Kft. valamennyi kapott dokumentációt (tervdokumentáció, költségvetés, gyártmánylapok, stb.) hiánytalanul visszaszolgáltatja.  A megbízó viszont az Y-Food Kft.-től kapott pályázattervezetet, segédanyagokat szintén visszaszolgáltatja; azt egy másik projektnél nem használhatja fel.  A pályázatkészítés kapcsán alkalmazott módszerek – beleértve az elektronikus programokat is – nem válnak a megbízó tulajdonává, s azok más pályázatban történő használatára vonatkozóan nincs joga. Ezek betartásáért a felek kölcsönösen jogi és pénzügyi felelősséget vállalnak.

• Díjazás megállapítása

Sikeres projektnél alapvetően két részre oszlik, mely alapdíj és projekt menedzseri díj.

Az alapdíj: a pályázat benyújtásakor esedékes, melynek mértéke az érdemi munka kezdetekor kölcsönösen megállapodott fix összeg. Az alapdíj nem tartalmazza a pályázat összeállításához szükséges beszerzendő dokumentumok, igazolások beszerzésének díját (pl. cégkivonat, tulajdoni lap, értékbecslés, NAV igazolás, stb.), az mindenkor a megbízót terheli, ill. gondoskodik azok rendelkezésre állásáról. Az esetleges sikertelen bírálat vagy pályázat benyújtás meghiúsulása esetén a megbízó erre vonatkozóan semmi nemű kompenzációra nem tarthat igényt.  Az Y-Food Kft. részéről az esetleges sikertelen bírálat esetén szintén nincs semmiféle további pénzügyi követelés.

A pályázat benyújtásának határidejét megelőző 10 nappal annak lényeges tartalmán (műszaki, pénzügyi) a megbízó már nem módosíthat, ill. ebből eredő meghiúsulásért az alapdíj erejéig kötelezettséget vállal.

Projekt menedzseri díj: a pályázat benyújtása előtt megállapodott összeg, mely lehet fix összeg, vagy az elnyert támogatás függvényében megállapított (soha nem a benyújtott támogatás ennek alapja).  A megállapodott projekt menedzseri díj összegét a felek mindenkor írásban, a projekt menedzseri  szerződésben rögzítik.

A projekt menedzseri díj (nem azonos a siker díjjal!) a pályázat sikeres bírálatától, ill. szerződéskötéstől a projekt teljeskörű szakmai és pénzügyi zárásáig terjedő időszakot és feladatok elvégzését foglalja magában. A projekt menedzseri díj soha nem tartalmazza azon feladatok elvégzését, melyre vonatkozóan az Y-Food Kft. nem rendelkezik jogosultsággal (pl. műszaki ellenőr, műszaki vezető, stb.) A projekt menedzseri díj fizetésének esedékessége a megvalósítás szerinti ütemezésben, de az első részlet, legalább 20%-os nagyságrendű összeg, a sikeres bírálat, támogatási döntés, írásbeli értesítésétől számított legkésőbb 30 napon belül kifizetendő.

Elállási díj: sikeres pályázati döntés esetén amennyiben a megbízó a pályázat megvalósításától eláll, vagy a projekt menedzseri teendőkkel nem az Y-Food Kft-t bízza meg, úgy az előzetesen megállapodott projektmenedzseri díj 50%-át fizeti a megbízó.

Monitoring díj: fenntartási időszakra vonatkozó adatszolgáltatás, beszámolók stb. díjazására vonatkozóan a felek külön megállapodást kötnek, rögzítve annak díjazását.

Valamennyi díjtételre vonatkozóan az Y-Food Kft. számlát állít ki, melynek kiegyenlítése közvetlenül történik (soha nem ügynökökön és közvetítőkön keresztül készpénzben!).

• Kapcsolattartás

A projekt megvalósítás során a Y-Food Kft. a tőle elvárható gondossággal köteles eljárni, minden olyan lényeges információt, adatot köteles a megbízó részére szolgáltatni, mely az eredményes megvalósításhoz szükséges. Ennek formája  lehet szóbeli tájékoztatás, írott dokumentum (tájékoztatók, tudnivalók), elektronikus üzenet.  A megbízó köteles a kapott információt figyelembe venni, ezt a projekt megvalósításban közreműködők részére átadni (a cég könyvelője, műszaki vezetője stb.).

Amennyiben a kapott információt a megbízott nem tudja értelmezni, úgy annak kézhezvételét követően, köteles azt haladéktalanul jelezni, és annak értelmezését kérni. Ugyancsak köteles a pályázó a támogatótól/közreműködő szervezettől kapott valamennyi hivatalos értesítést (kiemelten hiánypótlás, helyszíni szemle) haladéktalanul az Y-Food Kft. részére jelezni és az ezzel összefüggésben kapott dokumentációt legkésőbb egy munkanapon belül elektronikusan vagy eredetiben eljuttatni. Az információk figyelmen kívül hagyásából, ill. továbbításának hiányából adódó késlekedésért, pénzügyi következményekért az Y-Food Kft. nem felel.

• Dokumentumok kezelése

A projekt megvalósítás során kapott dokumentumok (kiemelten számlák, kiegyenlítést igazoló bizonylatok, teljesítésigazolások, szerződések stb.) valódiságáért a megbízó felel, annak mögöttes tartalmát az Y-Food Kft. nem vizsgálja, de átvizsgálását követően haladéktalanul felhívja a pályázó figyelmét annak formai, tartalmi hiányosságára, ill. javaslatot ad annak korrigálására. Mind az elkészült pályázati dokumentációkból, mind a megvalósításhoz kapcsolódó dokumentumokból (a beküldött anyaggal megegyező módon) a megbízó egy komplett másolatot kap, melyet köteles székhelyén vagy a projekt megvalósítás helyén naprakészen ellenőrzéshez elérhető módon nyilvántartani és kezelni. Eredeti dokumentumot az Y-Food Kft. nem tárol, nem őriz meg, azt csupán annak  feldolgozásának idejéig tartja magánál.

Valamennyi pályázati dokumentációból az Y-Food Kft. jogosult önmaga számára másolati munkapéldányt készíteni, az üzleti titokra vonatkozó szabályok szigorú betartásával. Ennek ténye nem mentesíti a megbízót az iratmegőrzés és hozzáférhetőség kötelmétől és ez nem tekinthető a dokumentumok hivatalos tárolási helyének.

• Eredmények hasznosítása

A projekt teljesítéséből származó adatok, eredmények, fejlesztési elképzelések, műszaki tervek a megbízó tulajdonát képezik, az Y-Food Kft. harmadik személy részére információt nem adhat, kivéve, ha ehhez a megbízó írásbeli hozzájárulását adta. A megbízó hozzájárulása nélkül a sikeresen megvalósított projektet (pályázó neve, címe, projekt és támogató megnevezése) az Y-Food Kft. referencialistájában feltüntetheti, a szerződésszám és pénzügyi adatok nyilvánosságra hozatala nélkül.